社工,你是如何组织开好一场会议的?

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文/馨家苑社工 李家付

 

作为一名社工,基本上每天都会经历一两个小小的会议:晨会、晚会、活动总结会等等。那么问题来了,社工团队要怎样才能把一个个小会开好,保证会议的质量呢?结合本人的工作经历,笔者有如下几点想要表达。

 

一、再小的会议也需有仪式感

现在的社会环境下,小到吃碗儿几块钱的泡面都有人讲究仪式感,大到新人结婚那就更不用提,妥妥的排面儿得安排好。这次要讲的和这些关系都不大,我们来聊聊小会议的仪式感。仪式感会给予参与者一种正式的感觉,如同新人结婚,婚礼司仪至关重要。回到小会议当中,添加一名会议主持人,仪式感是不是就会到来?当然,会议主持需要提前熟知会议的主题与流程,不然很容易跑题,更会把会议参与人员带跑偏哟。

 

二、再小的会议也需明确主题

会议的开展有助于大家商讨并解决工作中遇到的小问题小麻烦;也可以很好的对上级会议精神进行传达宣导,笔者参加的小会议一般属于前者。下班前10-30分钟来个全员小会议是家常便饭。但是,笔者在所参加的这些会议中发现,参与人员时不时会出现跑题的现象,原本的会议总结会,变成了头脑风暴会。因此,再小的会议也需明确主题,再来个会议主持就更美了。

 

三、再小的会议也需遵守规范

前文一直给到很多的戏份给会议主持,真就那么重要?还真是。没有婚礼司仪,你这婚礼流程怎么走?您这婚礼规矩谁来定?这拜天地时间谁来把控?开小会也是一样的,会议主持人确实很关键。那么会议主持人需要做到哪些呢?无非就是----按流程照章办事。按流程能确保会议完整进行;照章能保证会议秩序,把控会议时间(大型会议严重超时很常见的)。这个可以借鉴社区协商议事所用到的条款----“南塘十三条”部分内容(不攻击、不打断、不超时、不跑题、举手发言、服从机制等),这些内容的使用熟能生巧,内化于心才能外化于行。南塘十三支持网页百度的,不过要记得:再小的会议也需遵守规范服从机制。

 

四、再小的会议也将会有价值

会议不论大小,其有效开展都能够帮助个人和团队及时解决问题。作为社会工作者,发现问题、分析问题、解决问题这种思维模式理应是我们的强项。对自身及团队所开展的工作及时通过会议的形式进行讨论总结分享,这将有助于我们不断前进,是可取之道。不过,大家每天的那些个小小会议都开好了吗?笔者依然认为:再小的会议也将会有价值。

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